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Roboter mit vielen Armen: Automatisierung in der Kanzlei: Der Weg zu mehr Effizienz

Automatisierung in der Kanzlei: Der Weg zu mehr Effizienz

🕓 6 min
Jochen Fuchs

Jochen Fuchs

Sie möchten die Prozesse in der Kanzlei straffen und Zeit sparen? Sie wollen effizienter werden und Kosten senken? Automatisierung in der Kanzlei hat das Potenzial, Abläufe drastisch zu verbessern und wertvolle Ressourcen zu sparen, die an anderer Stelle besser eingesetzt werden können.

Die Automatisierung kanzleiinterner Aufgaben erhöht Ihre Möglichkeiten, mehr Stunden in Rechnung zu stellen, und steigert letztlich den Gewinn.
Laut nationaljurist.com stellt der durchschnittliche Anwalt nur 2,3 Stunden pro Tag in Rechnung. Durch den Einsatz von Automatisierungstaktiken kann diese Zahl exponentiell erhöht und Ihr finanzieller Erfolg erheblich gesteigert werden.

Warum Sie Ihre Anwaltskanzlei automatisieren sollten

Die Einführung automatisierter Prozesse in bringt nachweislich viele positive Veränderungen mit sich, von der Beseitigung menschlicher Fehler und Ineffizienzen bis hin zur Steigerung der Produktivität und der Einsparung von Zeit und Geld. Darüber hinaus können Sie die Beziehungen zu Ihren Mandanten verbessern, indem Sie ihnen einen noch besseren Service bieten als bisher. Denn die Implementierung automatisierter Verfahren führt nicht nur zu besseren Ergebnissen für den Kunden, sondern fördert auch ein reibungsloseres Zusammenspiel Ihres Teams. All diese Faktoren kommen zusammen und sind sowohl kurzfristig als auch langfristig für alle von Vorteil – sowohl in organisatorischer als auch in finanzieller Hinsicht.

Nicht abrechenbare Stunden

Nicht abrechenbare Stunden bleiben oft unbemerkt, können aber die abrechenbaren Stunden dominieren, wenn sich wiederholende Aufgaben Ihre Zeit in Anspruch nehmen. Alltägliche Prozesse, wie Papierkram oder Recherchen, die durch manuelle Arbeit verschlungen werden, hindern uns daran, uns auf unsere eigentliche Arbeit zu konzentrieren. Die Einführung automatisierter Prozesse oder die Wegrationalisierung von Prozessen setzt wertvolle Zeit frei und ermöglicht eine schnellere Erledigung der Arbeit, so dass mehr Zeit in abrechenbare Angelegenheiten investiert werden kann.

Schnelle Bearbeitung für potenzielle und zahlende Mandanten

Auf der einen Seite ist es unvermeidlich, dass Sie Aufträge verlieren, wenn Sie nicht schnell genug auf Anfragen reagieren können, die eine sofortige Rechtsberatung benötigen. Andererseits möchten Sie aber auch sicherstellen, dass bestehende zahlende Kunden nicht darauf warten, dass deren Fälle bearbeitet werden, denn sie haben sich bereits durch einen Vertrag an Sie gebunden. Es ist wichtig, dass Sie die versprochene qualitativ hochwertige und zeitnahe Rechtsberatung aufrechterhalten und sich gleichzeitig die Zeit nehmen, auf Anfragen umgehend zu reagieren. Mit sorgfältiger Überlegung und effizientem Zeitmanagement wird es Ihnen leichter fallen, neue potenzielle Kunden zu gewinnen und gleichzeitig bestehenden Kunden hervorragende und schnelle Antworten zu liefern.

Kanzleiautomatisierung: 5 Schwerpunkte

Viele Prozesse in Ihrer Kanzlei erfordern nur ein Minimum an Kontrolle, und genau für diese sich wiederholenden Aufgaben eignet sich die Automatisierung in der Rechtspraxis am besten. Der Einsatz von Technologie zur Erledigung von Kundenaufgaben von der ersten Kontaktaufnahme bis zur Rechnungsstellung beschleunigt den Arbeitsablauf.

Kundenmanagement (Customer Relationship Management)

Mit einer vollautomatisierten Software für Kundenbeziehungsmanagement (CRM) können Sie nicht nur jede Phase des Lebenszyklus der Mandanten erfassen – von der Qualifizierung neuer Leads bis hin zur Schlussberatung, sondern auch jeden Kontaktpunkt sowie alle wesentlichen Informationen im Zusammenhang mit den Statusupdates des jeweiligen Leads visualisieren. Mit einem Dashboard zur Verwaltung von Kundendaten können Sie jederzeit sehen, welcher Lead gerade am relevantesten ist und Mandanten identifizieren, die persönliche Aufmerksamkeit brauchen.

Kundenkommunikation

Es kann schwierig sein, einen Termin zu finden, der für Sie und Ihren Mandanten passt. Viele Mandanten haben während des Arbeitstages nur wenig Zeit, so dass Anwaltskanzleien oft Termine nach Feierabend anbieten und so die Arbeitszeiten ihres Anwaltsteams verlängern.

Die Verzögerung der Fallbearbeitung, um einen für beide Parteien geeigneten Zeitpunkt zu finden, stellt einen Engpass dar, den eine automatisierte Terminplanung beseitigen kann. Viele Online-Terminbuchungs-Tools (z.b. Calendly) bieten einen Verfügbarkeitskalender für Kundentermine an, und der Kunde wählt einfach die Zeit aus, die ihm am besten passt. Der Kunde erhält eine sofortige Buchungsbestätigung und anschließend eine Erinnerung an den Termin, um sicherzustellen, dass die gebuchten Termine eingehalten werden.

Dokumentenverwaltung

Durch den Einsatz der vielen verfügbaren Softwarelösungen zur Automatisierung von Dokumenten können Anwaltskanzleien schnell und einfach Dokumente erstellen, die auf die individuellen Bedürfnisse ihrer Mandanten zugeschnitten sind. Mit diesem Verfahren werden ineffiziente manuelle Prozesse in eine nahezu sofortige Lösung umgewandelt, wodurch Anwälte wertvolle Zeit gewinnen, um sich auf höherwertige Aufgaben zu konzentrieren. Diese Art von Lösung erhöht die Genauigkeit, verringert die Zeit, die für überflüssige Aufgaben verschwendet wird, und verbessert den gesamten Arbeitsablauf.

Zweifellos kann die Investition in Technologie eine enorme Hilfe für Anwaltskanzleien sein, die in der heutigen, sich ständig weiterentwickelnden Umgebung erfolgreich bleiben wollen.

Es gibt zahllose Vorteile, wenn Sie jederzeit auf neue Rechtsdokumente zugreifen können, aber einige der wichtigsten Vorteile der Dokumentenautomatisierung sind:

  • Ein besseres Kundenerlebnis – Mandanten erwarten und fordern zunehmend eine schnelle Bearbeitung. Die Möglichkeit, maßgeschneiderte juristische Dokumente schnell zu erstellen, bietet ein besseres Erlebnis und verbessert die Kundenzufriedenheit und -bindung.
  • Beibehaltung des Know-hows – Wenn Anwälte eine Kanzlei verlassen, kann viel Gehirnschmalz und Know-how verloren gehen. Die Automatisierung von Dokumenten kann hier Abhilfe schaffen, da sie im Wesentlichen als kontinuierlicher Wissensspeicher der Kanzlei dient – ganz zu schweigen davon, dass sie dazu beitragen kann, die Einarbeitung neuer Anwälte in der Kanzlei zu beschleunigen.
  • Fehleranfälligkeit – Wenn Sie gezwungen sind, juristische Dokumente von Grund auf neu zu erstellen oder ein neues Dokument aus anderen Quellen zu kopieren und einzufügen, erhöht sich die Wahrscheinlichkeit von Fehlern oder Auslassungen. Die Automatisierung von Dokumenten beseitigt diese Probleme, indem sie genaue und konsistente Dokumentvorlagen erstellt.  

Rechnungsstellung

Viele Anwaltskanzleien sind sich des Wertes optimierter Rechnungsstellung bewusst, verfügen aber möglicherweise nicht über die nötige administrative Unterstützung, um eine einheitliche Rechnungsstellung, Zahlungserfassung und -bearbeitung zu gewährleisten.

Der umgehende Versand einer Rechnung und die Bereitstellung zuverlässiger Online-Zahlungssysteme kann die Zahl der überfälligen Rechnungen und verpassten Zahlungen erheblich verringern.

Abrechnungssoftware ist ein unverzichtbares Instrument für Unternehmen, denn sie ermöglicht es, schnell und effizient Zahlungen zu erhalten. Darüber hinaus gibt es noch mehr Gründe, warum diese Software genutzt werden sollte:

  • Schaffung eines Nachweises für die Rechenschaftspflicht
  • Schutz Ihrer Kanzlei vor Rechtsstreitigkeiten
  • Nachverfolgung von Änderungen an Rechnungen
  • Die richtige Abrechnungssoftware für Anwaltskanzleien vereinfacht die Zahlungsvorgänge und hinterlässt beim Mandanten einen hervorragenden Eindruck. Das Angebot von unterschiedlichen Zahlungsanbietern erleichtert Ihren Mandanten die Zahlung und verringert die Verwirrung bei der Rechnungsstellung.

Marketing und Bewertungen

Durch die Automatisierung von Marketingaktivitäten haben Sie mehr Zeit für die Kommunikation mit zahlenden Kunden und qualifizierten Interessenten. Sie können ganz einfach automatische E-Mail-Kampagnen einrichten, um nach einem bestimmten Zeitplan eine personalisierte Nachricht zu versenden und verschiedene Marketingmaterialien an Mandanten zu liefern, die Sie nach ihren Bedürfnissen in Gruppen eingeteilt haben.

Erreichen Sie ein größeres Publikum, indem Sie bestehende Social Media Konten regelmäßig aktualisieren. Nicht zu vergessen ist das Google Business Profile – besser bekannt als Google My Business (GMB) – ein kostenloses Tool von Google mit zahlreichen Funktionen, das Ihnen eine passivere Marketingunterstützung bietet. Mehr Informationen zum Google Business Profil finden Sie auf unserem Beitrag Local SEO – Mehr Mandanten durch starkes regionales Ranking

Natürlich ist Mundpropaganda ein starkes Überzeugungsinstrument für Rechtsanwälte, da sie ein Element des Vertrauens und der Verlässlichkeit für die Kunden darstellt. Der Aufbau des Trust ist ein Marketinginstrument, das Sie jedoch nicht übersehen sollten.

Entwerfen Sie eine E-Mail-Vorlage, die personalisiert und etwa eine Woche nach Abschluss des Falls automatisch verschickt werden kann, und fügen Sie Links ein, über die Mandanten eine Bewertung auf Ihrer Website oder dem GMB-Profil hinterlassen können.

So starten Sie mit der Automatisierung in der Kanzlei

Identifizieren Sie sich wiederholende (oder nicht abrechenbare) Aufgaben

Um die Effizienz Ihrer Kanzlei zu maximieren, sollten Sie zuerst mit der Automatisierung von nicht abrechenbaren Verwaltungsaufgaben beginnen. Wenn Sie Zeit damit verbringen, juristische Dokumente manuell zu organisieren und in der Cloud zu speichern, kann das eine enorme Verschwendung von abrechenbaren Stunden sein, die sich im Laufe der Zeit wirklich summieren können. Ein automatisiertes System ist eine großartige Möglichkeit, diesen Prozess zu optimieren und mehr wertvolle Arbeitsstunden während des Tages freizusetzen.

Durch den Einsatz von Software zur Automatisierung von Rechtsdokumenten lassen sich Aufgaben wie das Organisieren und Zusammenstellen von Dokumenten, das Erstellen von Schriftsätzen, Verpflichtungserklärungen oder das Aufsetzen von Verträgen und anderen rechtlichen Vereinbarungen einfach automatisieren. Dies kann sowohl den Zeit- als auch den Arbeitsaufwand für diese Prozesse erheblich reduzieren.

Recherchieren Sie nach passenden Automatisierungstools

Wenn Sie überlegen, wie Sie die Automatisierung Büroalltags am besten auf Ihre Bedürfnisse abstimmen können, ist es wichtig, Ihr Budget und die Art der Software, die Sie benötigen, zu berücksichtigen. Die meisten Automatisierungstools bieten monatliche Abonnements an (SaaS), aber Sie müssen prüfen, ob ein Kauf eine bessere Kosten-Nutzen-Analyse darstellt.

Wenn Sie zusätzliche Hilfe benötigen, um herauszufinden, welche Ressourcen für sie am besten funktionieren werden, gibt es viele Vergleichstools online und Programme wie Zapier, mit denen Aktionen in verschiedenen Programmen verknüpft und automatisiert werden können.

Planen sie die Umstellung

Der Beginn einer Umstellung kann entmutigend sein, doch mit einer angemessenen Vorbereitung und Schulung haben Sie die Möglichkeit, Verbesserungen zu erzielen. Nehmen Sie sich daher die Zeit, sich und Ihre Mitarbeiter gründlich zu schulen und ihnen zu erklären, warum diese Umstellung notwendig ist und wann sie stattfinden wird.

Viele Anbieter von Automatisierungssoftware, bieten zugeschnittene Schulungskurse an, die speziell auf die jeweiligen Bedürfnisse angepasst sind.

Fazit – Die Vorteile der Automatisierung 

Durch die Automatisierung mühsamer Prozesse können Anwälte produktiver werden und wertvolle Zeit sparen, während sie gleichzeitig ihre Kanzlei präzise skalieren. Von der Dokumentenerstellung bis zur Rechnungsverfolgung – wenn Sie alltägliche Aufgaben delegieren, können Sie sich auf die wesentlichen Komponenten der Kanzlei konzentrieren, die wirklich Aufmerksamkeit erfordern. Wenn Sie sich selbst und das Team von solch monotoner Arbeit befreien, können Sie die Effizienz und Ihren Erfolg im Geschäftsleben steigern!

Die Automatisierung in der Kanzlei bringt viele Vorteile:

  • Sie gewinnen wertvolle Zeit zurück, um sich auf Aufgaben mit höherer Priorität zu konzentrieren
  • Optimieren Sie Arbeitsabläufe und maximieren Sie die Produktivität
  • Verbesserung des Kundenerlebnisses Ihrer Mandanten
  • Nutzen Sie die Insights datengestützter Erkenntnisse, um Marketing- und Lead-Generierungsstrategien zu optimieren
  • Durch den Einsatz minimaler Ressourcen sind Kanzleien und Einzelanwälte in der Lage wettbewerbsfähig zu bleiben

Mit Automatisierungsprozessen verschaffen Sie sich Zeit, die Sie in zahlende Mandanten und die Zusammenarbeit mit einer professionellen Agentur für digitales Kanzleimarketing zur Gewinnung neuer Mandanten investieren können. Wenn Sie mehr über die besten Praktiken für das Wachstum Ihrer Anwaltskanzlei erfahren möchten, kontaktieren Sie uns für ein kostenfreies Beratungsgespräch.

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